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問い合わせが発生した場合の管理者向けの自動通知メールを設定しよう

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TaxCloud toolsでは、設置したフォームから問い合わせがあった際に、管理者(ご契約者様自身やHPの管理者等)に対して通知メールを配信することができます。

問い合わせ内容は、TaxCloud Toolsの「問い合わせ管理機能」で一元管理することもできますが、指定のメールアドレスに送信のうえ問い合わせ対応をすることも可能となっています。

管理者向けの自動通知メールを設定しよう

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管理者向けの自動通知メールを設定する場合には、TaxCloud Toolsにログイン後、左サイドメニューの【フォーム】をクリックしてください。

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クリックすると、これまでに作成したフォームが一覧表示されます。一覧の中から、自動通知の設定をしたいフォーム名をクリックしてください。

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フォーム名を選択すると、当該フォームの設定用の詳細メニューが表示されます。メニューの中にある【管理者へ送信】をクリックしてください。

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クリックをすると、設定画面が表示されます。各項目については以下をご参照ください。

管理者向けの自動通知メールの設定項目を知ろう!

項 目 名説 明
自動返信メール自動返信メールを送信可否を設定する項目です。初期状態では、「送信しない」となっているため未設定のまま利用した場合にはフォームから問い合わせがあっても管理には通知はされません。通知をONにする場合には、「送信する」を選択してください。
タイトル管理者に通知するメールの件名(Subject)を設定する項目です。わかりやすく「【管理者】[フォーム名フォーム名]問い合わせがありました」等の形式で登録するのがお勧めです。
送信元メールアドレス送信元(From)のメールアドレスを設定する項目です。組織の問い合わせ窓口となるメールアドレスを設定することが多いです(info@xxxx.co.jpなど)
送信先メールアドレス通知したい管理者宛のメールアドレス(To)を設定する項目です。複数人で閲覧・管理する場合には、組織内の関係者に届くメーリングリスト(ML)のアドレスを登録するのがお勧めです。
本文

管理者に送信するメールの本文です。以下の様な内容での登録がお勧めです。

管理者名管理者名 様


以下の問い合わせフォームより問い合わせがありました。
TaxCloud Toolsにログインしてご確認・返信をするか、
下記問い合せユーザー情報を確認のうえ、担当者にて
ご返信ください。

---------------------------------------------
【問い合わせ情報】
[% user_form %]

なお、下記「情報の差し込み」の項目で説明している通り、問い合わせ内容などの情報を当該通知メール内に差し込みすることができます。上記「[% user_form %]」は、問い合わせフォームの全ての項目を掲載する変数です。

テンプレート弊社が提供する文言テンプレートです。プルダウンから選択して適用することが可能です。
情報の差し込み問い合わせフォームからユーザーによって入力された情報を通知メールに差し込むための変数です。フォームに設定している要素個別または一括にて設定できます。

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